Hinweise für die Gestaltung einer Office Word Vorlage
Word Vorlagen bestehen in den meisten Fällen aus drei wesentlichen Elementen
1/ Kopfzeile
Die Kopfzeile befindet sich im oberen Teil des Dokuments, ist bei Bedarf gegen Bearbeitung gesperrt und beinhaltet häufig das Logo und alle Kontaktinformationen. Ab der zweiten Seite kann die Gestaltung anders sein und sich danach fortlaufend wiederholen.
2/ Inhalt
Die Inhaltsebene ist die Ebene, in der gearbeitet – also geschrieben wird. Hier binden wir für alle benötigten Inhalte anklickbare Platzhalter ein, die das vorher definierte Design automatisch umsetzen – das können Überschriften, Texte, Grafiken, Bilder oder Schnellbausteine sein.
3/ Fußzeile
Im unteren Teil des Dokuments befindet sich die Fußzeile, die auch gegen Bearbeitung gesperrt werden kann. Hier werden oft weitere Kontakt- oder rechtliche Informationen hinterlegt sowie eine fortlaufende Seitennummerierung eingefügt.
Überlegungen vor der Gestaltung einer Office Word Vorlage
Design à la Windows
Bei der Gestaltung einer Office Word Vorlage für Briefe und andere Dokumente können sich Designschaffende weitestgehend frei bewegen, denn mit den in Office Word zur Verfügung stehenden „Bordmitteln“ lässt sich sehr viel umsetzen. Grafik- und Bilddateien sollten sparsam eingesetzt werden, damit die Dateigröße möglichst klein bleibt. Bei der Auswahl von Schriften ist darauf zu achten, dass diese auf den Zielsystemen vorhanden sein müssen. Das Farbmodell ist immer RGB, auch bei Grafiken und Bildern.
Design vs. Verwendung
Mit Word Vorlagen werden Dateien erstellt, die meist gedruckt und/oder digital (z.B. als PDF) verteilt werden. Dabei hat die Art der Verwendung durchaus Einfluss auf die Gestaltung. Beispielsweise können Office-Drucker nicht randlos drucken – gestalterische Elemente, die bis zum Papierrand reichen, wären im Ausdruck nicht sichtbar. Wird das mit der Word Vorlage erstellte Dokument hingegen überwiegend digital genutzt, spielt diese Einschränkung kaum eine Rolle.
Hinweise für die Erstellung einer Office Word Vorlage
Vorlage mit Word erstellen
Word Vorlagen erstellt man selbstverständlich mit Word und nicht – wie wir es häufig erleben – mit einer Exportfunktion aus anderen Programmen. Haben Sie hierbei wenig Erfahrung, stehen wir Ihnen gern unterstützend und beratend zur Seite – auch im Hintergrund.
Systemschriften verwenden
Im Idealfall sind alle im Dokument sichtbaren Schriften als Schriften und nicht als Grafik eingebunden. Das setzt voraus, dass diese Schriften auf allen Zielsystemen verfügbar sind. Die Wahl der richtigen Schrift spielt also bereits vor der Gestaltung eine wichtige Rolle.
SVG (Vektoren) anstatt Bilder
Kommen Grafiken und Logos zur Anwendung, empfiehlt es sich, diese als Vektor-Grafiken im SVG-Format einzubinden. Das ermöglicht präzise und scharfe Druckbilder sowie beste Ergebnisse beim Export des Dokuments in das PDF-Format.
